Mein Mitbewohner hört jedes Wort, das ich mit Kundinnen und Kunden am Telefon bespreche, denn die Wand zwischen Küche und Arbeitszimmer ist dünn wie Pappe. Homeoffice-Datenschutz war für mich lange nur ein Begriff aus einem Whitepaper, bis mir klar wurde, dass ich als solo-selbstständige Texterin genau diese Lücke schließen muss, wenn meine eigenen Freelancer-Tipps für andere nicht an mir selbst vorbeigehen sollen. Was ich in der DSGVO-Praxis der letzten Monate gelernt habe, hat wenig mit Paragraphen zu tun und viel mit ziemlich banalen Gewohnheiten.
Bevor ich mich überhaupt mit Fragen zum Homeoffice beschäftigt habe, war ich schon einmal auf die Nase gefallen: Ganz am Anfang hatte ich eine Impressum-Vorlage aus einem Reddit-Thread einfach kopiert und eingefügt, ohne sie an meinen eigenen Fall anzupassen, und erst später begriffen, wie leichtsinnig das war. Seitdem weiß ich, dass ich mir die Datenschutz-Grundverordnung nicht schönreden kann, nur weil ich allein am Küchentisch sitze und keine Rechtsabteilung im Rücken habe. Also habe ich mir vorgenommen, das Homeoffice genauso ernst zu nehmen wie die Website selbst.
Die dünne Wand zwischen Kundengeheimnis und Wohnzimmer
Im Spätherbst stand der Drucker noch im Flur, direkt neben der Wohnungstür, und jede Person, die bei uns klingelte, sah als Erstes den Stapel mit ausgedruckten Konzepten obenauf. Genau an diesem Punkt musste ich anfangen, über technische und organisatorische Maßnahmen nachzudenken, auch wenn der Begriff nach einem Projektmanagement-Kurs klingt, den ich nie besucht habe. Es läuft schlicht darauf hinaus, dass ein WLAN mit einem Passwort, das nach meinem ersten Wellensittich benannt ist, keine Kundendaten schützt, egal wie sympathisch der Vogel war. Wer allein arbeitet, wird von denselben Regeln erfasst wie ein Konzern mit eigener IT-Abteilung, nur eben ohne die IT-Abteilung.
Einmal hat mein Mitbewohner sogar den Nachnamen einer Kundin mitgelesen, weil ich vergessen hatte, den Bildschirm zu sperren, bevor ich kurz in die Küche ging. Seitdem sperre ich den Rechner, sobald ich den Raum verlasse, selbst für zwei Minuten, und das hat sich als die wirksamste Gewohnheit herausgestellt, die ich bisher eingeführt habe.
Ein zweiter Laptop als Trennung: nicht ausreichend
Kurz vor Weihnachten hatte ich mir eingebildet, ein alter Laptop für Netflix und ein neuer für die Arbeit reicht als Trennung zwischen privat und geschäftlich völlig aus. Diese Vorstellung ist mir zusammengebrochen, als ich mir ausgemalt habe, was passiert, wenn mir die Tasche in der Tram gestohlen wird und die Festplatte nicht verschlüsselt ist. Eine saubere Verschlüsselung und eine durchdachte Cloud-Struktur schützen die Daten meiner Kundinnen und Kunden zuverlässiger als zwei physisch getrennte Geräte, die beide für sich genommen ungesichert sein könnten.
Parallel dazu habe ich jeden Dienst geprüft, den ich beruflich nutze, und irgendwann verstanden, warum ich als Solopreneur für jedes Tool einen AV Vertrag brauche, auch wenn das anfangs nach unnötiger Bürokratie aussah. Außerdem habe ich recherchiert, wie ich einen DSGVO konformen E-Mail Anbieter für meine Kundenkommunikation fand, weil ich nicht wollte, dass ein Anbieter aus einem anderen Rechtsraum einfach mitliest, während ich Angebote für Texte verschicke.
In der achten Woche fühlte sich der Datenschutz im Homeoffice endlich sicher an
Meine Bekannte Birgit, die ich vom Coworking-Abend im Plagwitzer Kulturbahnhof kenne, hatte ihre eigene Newsletter-Anmeldung innerhalb eines Nachmittags fertig, während ich noch am Formular für das Double-Opt-In bastelte. Birgit setzt solche Sachen einfach schneller um als ich, gibt aber selbst zu, dass sie beim Kleingedruckten manchmal schludert, und genau davor hatte ich Angst, wenn es um die Daten meiner eigenen Kundschaft im Homeoffice ging.
Als in dieser Woche die erste Bestätigungsmail meines eigenen Newsletters im Postfach landete, spürte ich zum ersten Mal, dass die Häkchen, die ich seit Wochen gesetzt hatte, wirklich etwas bewirken. Es war kein großer Moment, nur ein kurzes Aufatmen am Schreibtisch, aber genau da hat sich das Homeoffice für mich vom Unsicherheitsfaktor zu etwas gewandelt, das ich im Griff habe. Danach bin ich eine Runde die Karl-Liebknecht-Straße hinuntergelaufen, nur um den Kopf freizubekommen, bevor ich weitergemacht habe.
Alte Notizen schreddern, Schubladen abschließen
Im Frühling saß der Stapel mit alten Notizen so hoch auf dem Schreibtisch, dass ich ihn einfach abgearbeitet habe, Blatt für Blatt durch den Aktenvernichter, bis der Tisch wieder leer war. Noch davor hatte ich mein Verfahrensverzeichnis für mein Einzelunternehmen aktuell gehalten, denn erst dort steht schwarz auf weiß, welche Unterlagen ich überhaupt wie lange aufheben muss. Mein Kater fand das Schreddern weniger meditativ als ich und sprang mitten im Vorgang auf die Tastatur, was mich ernsthaft fragen ließ, ob ein Haustier eigentlich als unbefugter Dritter zählt, wenn gerade ein Kundenentwurf offen ist.
Geschäftliche Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht, deren Rahmen die Abgabenordnung vorgibt – ein eigenes Thema, das ich hier nur streife, weil es allein schon einen ganzen Eintrag füllen würde. Papier landet inzwischen nicht mehr offen auf dem Schreibtisch, sondern wandert in eine Schublade, die sich abschließen lässt, sobald draußen die Klingel geht.
Mein Homeoffice ist kein Hochsicherheitstrakt geworden, nur ein Arbeitsplatz mit ein paar klaren Regeln: Bildschirm sperren, ein Passwort ohne Haustiernamen, Unterlagen in einer Schublade mit Schloss und ein kurzer Check, wer im Raum mithören kann, bevor ich ein Kundengespräch annehme. Wer selbst gerade erst anfängt, sollte nicht versuchen, alles gleichzeitig zu lösen, sondern die eine Gewohnheit finden, die die meiste Unruhe nimmt, und von dort aus weitermachen.
Vielleicht wirkt das für dich gerade noch nach zu viel, um es neben Kundenprojekten unterzubringen. Aber die Erleichterung, wenn eine einzelne Gewohnheit endlich sitzt, reicht oft schon aus, um weiterzumachen, ohne bei jedem Telefonklingeln zusammenzuzucken.
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