Welche Videokonferenz Tools ich für meine Kundenberatung DSGVO konform nutze

Zoom fragt bei jedem Login nach, ob Analytics-Cookies okay sind, Jitsi Meet fragt in der einfachen Version gar nicht erst, weil dort schlicht keine Nutzerprofile mitgeschrieben werden. Genau dieser Unterschied entscheidet für mich als Texterin und Solopreneurin aus Leipzig, welches Videokonferenz-Tool ich für ein Erstgespräch mit einer Kundin überhaupt öffne, denn die Datenschutz-Grundverordnung macht bei Kundendaten keinen Unterschied zwischen einem netten Tool und einem rechtssicheren Tool.

Kurzer Hinweis vorweg: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links. Kaufst du über einen davon, bekomme ich eine kleine Provision, ohne dass für dich etwas teurer wird. Ich verlinke nur Tools, die ich selbst nutze oder gründlich geprüft habe. Ich bin Texterin, keine Anwältin – bei einer konkreten rechtlichen Frage lohnt sich ein Anruf bei einer Fachanwältin für IT-Recht oder der Datenschutzbehörde deiner Stadt.

AV-Vertrag zuerst: die Basis für rechtssichere Videokonferenzen

Bevor ich anfing, Tools wirklich systematisch zu vergleichen, hatte ich die Datenschutzerklärung einer befreundeten Kollegin fast wortwörtlich übernommen. Hat nicht funktioniert: Ihr Text erwähnte weder ein Warteraum-Feature noch das Videotool, das ich tatsächlich nutze, weil sie mit einer anderen Software arbeitet. Seitdem prüfe ich jedes Tool einzeln, bevor es in meine Beratungsgespräche darf.

Der erste Punkt auf meiner Checkliste bleibt dabei immer gleich: Bietet der Anbieter überhaupt einen Auftragsverarbeitungsvertrag an – ohne den ist für mich jedes Tool sofort raus, egal wie gut die Oberfläche aussieht. Danach schaue ich zuerst in den Rechtstexten nach, ob ein Standard-Vertrag zum Download bereitsteht, statt mich von Funktionen oder Design blenden zu lassen. Anbieter, bei denen ich extra eine Mail schreiben oder tagelang auf eine Antwort warten muss, fliegen bei mir direkt wieder von der Liste.

Für die Textbausteine meiner eigenen Datenschutzerklärung nutze ich inzwischen easyRechtssicher. Überzeugt hat mich weniger die Werbung als die Zahlen dahinter: acht Jahre am Markt, eine öffentlich einsehbare Refund-Rate von nur 2,72 Prozent und rund 13 Prozent Marktanteil in genau der Nische, in der ich unterwegs bin. Für mich liest sich das wie ein Zeichen, dass Kundinnen dabeibleiben, weil das Tool funktioniert, und nicht, weil sie es einmal gekauft und dann vergessen haben.

Woran erkennst du einen Anbieter, der wirklich AV-Verträge anbietet?

Manche Anbieter verstecken den Vertrag tief im Footer, andere bieten ihn nur auf Anfrage per Mail an. Für die Formulierung rund um diese Tools greife ich auf den Generator von easyRechtssicher zurück, weil er die Textbausteine an das jeweilige Tool anpasst, statt eine generische Formulierung für alle Anbieter auszuspucken.

Nicht nur Videotools brauchen diese Sorgfalt: Als ich anfing, auch andere Bereiche meines Business durchzugehen, bin ich zum Beispiel auf die Frage gestoßen, wie ich Cloud-Speicher wie Dropbox rechtssicher für Kundendaten nutze. Eingebettete Drittanbieter-Tools ohne vorheriges Tracking zu prüfen gehört inzwischen für mich zur Grundausstattung, egal ob es um Videocalls, Cloud-Speicher oder etwas ganz anderes geht.

Warteraum-Cookies und die Sache mit der Datenschutzerklärung

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Wenn ein Videotool im Warteraum oder für die Chat-Funktion eigene Cookies setzt, gehört das sowohl in die Datenschutzerklärung als auch ins Cookie-Banner deiner Website – zwei Themen, die an anderer Stelle ausführlicher behandelt werden, die du aber im Hinterkopf haben musst, sobald ein Videotool ins Spiel kommt. Während eine Bekannte am Wochenende in ihrem Keramikstudio Töpferkurse gibt, geht es bei mir unter der Woche eher um solche Detailfragen zwischen zwei Kundengesprächen.

Wenn ich zwischen zwei Calls kurz raus muss, laufe ich die Karl-Liebknecht-Straße runter, um den Kopf freizubekommen, bevor der nächste Termin beginnt. Danach sitze ich wieder vor Behörden-PDFs, die gerne mal zwanzig Seiten lang sind – das leise Rauschen der Festplatte beim Öffnen so einer Datei kenne ich inzwischen auswendig.

Verschlüsselung prüfen, bevor sensible Themen zur Sprache kommen

Für ein normales Erstgespräch über Webtexte reicht mir ein solide abgesichertes Standardtool. Anders sieht es aus, wenn eine Kundin aus einem Bereich kommt, in dem zusätzlich eine berufliche Verschwiegenheitspflicht gilt – dann prüfe ich vorher gezielt, ob das Tool eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbietet, statt mich auf die Standard-Übertragung zu verlassen. Diese Unterscheidung zu treffen hat mir mehr Sicherheit gegeben als jede allgemeine Checkliste.

Aktuelle Rechtslage im Blick zu behalten ist der Teil, der am meisten Zeit frisst, wenn man es allein macht. Deshalb verlasse ich mich für die laufende Pflege meiner Texte auf die monatlichen Updates von easyRechtssicher, statt ständig selbst zu prüfen, ob sich beim Data Privacy Framework etwas geändert hat. Das gibt mir den Kopf frei für die eigentliche Arbeit.

Verträge und Vorlagen, die den Papierkram abkürzen

Über die Videotools hinaus gehört zu einer rechtssicheren Kundenberatung auch ein sauberer Vertrag für die Zusammenarbeit selbst. Dafür nutze ich die Vertragsvorlagen für Online-Unternehmer, die auf 8,5 Jahren Markterfahrung des Anbieters basieren – angepasst werden müssen sie trotzdem an die eigene Branche, aber das Grundgerüst steht. Passend dazu habe ich mir auch angeschaut, wie ich meinen Domain Namen rechtlich prüfen konnte, weil auch das früher oder später jede Solopreneurin betrifft, die online sichtbar wird.

Am Ende bleibt eine einfache Faustregel: Kein Tool geht live, bevor nicht der AV-Vertrag steht, die Datenschutzerklärung das konkrete Tool nennt und die Verschlüsselung zum Gesprächsinhalt passt. Wer mehrere Projekte oder Kundenwebsites gleichzeitig betreut, für den kann sich zusätzlich ein Komplett-Paket für Automatisierung lohnen – für eine einzelne, erste eigene Website ist das dagegen meist zu viel des Guten.